武汉同济医院设置线下亲友代办、线上邮寄寄送两种合规病案调取渠道，支持门诊记录、完整住院档案的复印与领取业务。院内对代办身份核验有统一标准，所需递交材料、各院区办理窗口、档案归档等待时长均有固定管理要求，材料不齐将无法受理业务。

一、代办业务必备核验材料

1、双方有效身份证明文件

办理代办手续时，需同时出示患者本人、代办人的身份证原件，仅提交复印件无法通过实名核验，在有效期内的临时身份证也可作为有效凭证，两类证件缺一不可。

2、手写或打印授权委托书

申请人可自行手写或打印委托文件，完整填写患者与代办人姓名、身份证号码、调取病案的用途、办理当日日期，文件必须由患者亲笔签字，无授权文件不受理非直系亲属代办。

3、亲属关系辅助证明材料

父母、子女、配偶等直系亲属代为办理，可携带户口本、结婚证、出生证明等材料辅助工作人员核实亲属关系；非亲属人员代办，仅以签字授权书作为代理权限唯一依据。

二、线上邮寄代办完整步骤

1、档案归档时间要求

住院产生的病案，需要患者出院7至14个工作日完成院内归档整理，档案录入系统后才能提交邮寄申请，未完成归档的住院档案无法发起线上办理；门诊就诊记录没有归档等待周期，随时可以提交申请。

2、线上操作完整流程

打开官方掌上同济APP或小程序，找到住院病历复印板块，选定需要调取的就诊记录，填写收货地址与联系电话，上传身份证件、授权委托书照片提交申请，线上支付病案复印产生的工本费。

3、配送签收相关说明

后台工作人员完成资料审核后，统一打印病案并加盖病案专用章打包寄出，复印费用按照院内公示的A4纸张单价收取，快递费用采取货到付款形式，收费标准以合作快递公司定价为准，物流派送进度可在申请页面实时查询。

三、线下窗口现场代办步骤

1、各院区办理点位区分

门诊病历复印业务统一在汉口总院门诊楼病案服务窗口办理；住院病案调取设置一楼专属受理柜台，光谷、中法新城、军山院区分别设有独立病案服务窗口，无法跨院区调取其他院区的就诊档案。

2、窗口办理操作流程

代办人携带全套核验材料前往对应窗口，向工作人员递交身份证件与委托文书，说明需要复印的病历类型以及就诊时间，核对档案信息无误后完成缴费，等待工作人员打印整理病案。

3、现场领取相关规则

材料齐全的普通门诊、已归档住院病案均可当场办结领取；包含多科室会诊记录、特殊病理单据的复杂病案，需要工作人员花费更长时间核对整理，短暂等候后即可完成取件。

四、代办业务重要规范提示

1、可调取病案资料范围

代办业务可领取门诊病历、全套住院档案、出院小结、检验影像纸质报告、医嘱明细、缴费票据等资料；急诊短期留观相关记录暂时不支持线上邮寄，仅能前往线下窗口办理。

2、业务办理统一管理规则

医院没有加急复印、优先调取档案的特殊通道，所有病案业务均按照档案归档顺序、窗口排队次序依次处理，不要轻信第三方宣传的内部加急代办服务，防止出现财产受损的情况。

3、纸质病案留存建议

加盖病案专用公章的复印件，是医保报销、复诊诊断、保险理赔的有效正规凭证，领取后妥善存放，同时留存电子备份，整套纸质病案丢失后无法重复补打完整资料。

4、病案隐私权责划分

代办人仅可开展病历复印、领取、线上邮寄相关操作，不允许擅自修改、转借、向外传播患者病案隐私信息，若出现隐私外泄问题，代办人需要承担对应的相关责任。

武汉同济医院病案调取流程划分清晰，提前备齐全部核验材料、选对匹配的办理渠道，能一次性完成病案代取业务，减少反复往返医院、材料不符审核驳回、走错院区窗口等各类问题。